Los gastos de viaje y las dietas suelen ser una de las consultas más comunes entre las Fundaciones y Asociaciones con las que puche29 trabaja. Entre ellas figuran cómo formalizar y justificar este tipo de gastos. Aunque ya escribimos sobre ello hace unos años, queremos repasar en nuestro blog las explicaciones que les damos.

Lo primero, es un error utilizar indistintamente la palabra liquidación de gastos y dietas. En el primer caso lo que hacemos es reintegrar el importe de gastos de alojamiento, manutención o transporte, aportando los debidos justificantes. En el caso de las dietas, lo que hacemos es pagar un importe fijo pagado por el hecho de existir ese desplazamiento.

Contabilizar una liquidación de gastos y unas dietas. Efectos fiscales

En un viejo post explicamos cómo contabilizar los gastos de viaje y las dietas, por si quieres ver los asientos.

El registro contable de una liquidación de gastos de viaje podríamos hacerlo en un desglose de la cuenta 629, “Gastos por transporte, alojamiento y manutención”, por ejemplo. Fiscalmente, para la persona no tiene ningún efecto y para la entidad es un gasto deducible más. Aquí tienes un modelo de liquidación de gastos, que también incluye para el caso de pago de dietas. Aquí es donde haremos referencia al día o periodo de tiempo en el que se produjeron los gastos y el motivo que los originó: “visita de los proyectos de la entidad en la provincia de Huesca”, por ejemplo.

En cuanto a las dietas, el art. 17 de la Ley 35/2006, la del IRPF nos dice que: “se consideran rendimientos Íntegros del Trabajo todas las contraprestaciones o utilidades, cualquiera que sea su denominación o naturaleza, dinerarias o en especie, que deriven, directa o indirectamente, del trabajo personal o de la relación laboral o estatutaria y no tengan el carácter de rendimientos de actividades económicas.” Y cita, además del Salario, “las dietas y asignaciones para gastos de viaje, excepto los de locomoción y los normales de manutención y estancia en establecimientos de hostelería con los límites que reglamentariamente se establezcan.”. Cada año estos límites los publica la agencia tributaria en el Manual de la Renta, aquí tienes las del 2018.

En las dietas no hay que aportar justificante del gasto pero el perceptor/a debe justificar la realidad del desplazamiento a municipios distintos al centro de trabajo o residencia habitual del emplead@, motivado por el desarrollo de su trabajo. Con esto Hacienda quiere evitar que se enmascare una remuneración, utilizando dietas a tanto alzado, importes fijos todos los meses, etc.

Y no olvidemos incluir esas cantidades en el Modelo 190.