Veamos las obligaciones cronológicamente, como si nos hubiéramos constituido el año pasado.
Legalización de Libros. Obligaciones para Fundaciones estatales
Las Fundaciones están obligadas a llevar los siguientes Libros:
- Libro Diario; Libro de Inventarios y Cuentas Anuales y Libro de Planes de Actuación. Estos tres libros deben legalizarse antes de los 4 meses desde el cierre (30 abril)
- Libro de Actas. Mientras que el Libro de Actas debe legalizarse antes de su utilización y, por tanto, no es de presentación periódica.
A la espera de realizarse telemáticamente, el procedimiento será el clásico papel junto con la Solicitud de Legalización de Libros
Cuentas Anuales. Registro y Depósito. Comunicación Mº Hacienda
Las Cuentas Anuales (CA) están compuestas por tres documentos: Balance; Cuenta de resultados y Memoria, que incorporará un inventario.
Son aprobadas por el Patronato antes de los 6 meses tras el cierre, 30 junio, y llevadas al Registro antes de los siguientes diez días hábiles desde dicha aprobación.
Las CA, firmadas en todas sus hojas por Secretaría con el visto bueno de Presidencia, va acompañada de Certificado de Aprobación, firmada por Secretaría y visto bueno de Presidencia, así como la relación y firma de todas las personas miembro asistentes a dicha reunión. Otros documentos que pueden acompañar a las CA:
- Si existen inversiones financieras temporales, informe sobre el grado de cumplimiento Código de conducta de las entidades sin ánimo de lucro para la realización de inversiones temporales, especificando, en su caso, las operaciones que se hayan desviado de dichos criterios y las razones que lo justifican.
- Informe de auditoría. Corresponde al patronato la designación de un auditor. Existe obligación de auditar las cuentas cuando, al cierre, cumpla dos de los tres límites siguientes:
- Activo Total superior a 2.400.000 €.
- Ingresos Totales (actividad propia+mercantil) superior a 2.400.000 €.
- Plantilla media del ejercicio superior a 50 personas
O bien, si reciben subvenciones/Ayudas de las Administraciones Públicas o Unión Europea, por un importe total acumulado superior a 600.000€, auditando dicho ejercicio y aquellos en los que realicen las operaciones o ejecuten las inversiones correspondientes a las citadas subvenciones o ayudas
El Protectorado examinará las cuentas y si aprecia errores o defectos notificará al Patronato su subsanación. Cuando esté todo correcto depositará las Cuentas en el Registro de Fundaciones. Anualmente, el Protectorado remitirá al Mº Hacienda y AAPP una relación de las fundaciones que han cumplido, y de las que no, con la obligación de presentar las cuentas anuales.
Planes de actuación
Durante los tres últimos meses de cada ejercicio el Patronato elaborará el Plan de Actuación para el ejercicio siguiente.
En este Plan identifica cada una de las actividades propias y mercantiles, los gastos, ingresos y recursos previstos para cada una de ellas, así como cualquier otro indicador que permita comprobar en la memoria el grado de realización de cada actividad o el grado de cumplimiento de los objetivos.
Aclaraciones, entendemos por Actividad propia la realizada para el cumplimiento de sus fines, sin ánimo de lucro, con independencia de que la prestación o servicio se otorgue de forma gratuita o mediante contraprestación. Y entendemos por Actividad mercantil, aquella realizada para obtener lucro, siempre que su objeto esté relacionado con los fines fundacionales o sea complementaria o accesoria de la actividad propia, con sometimiento a las normas reguladoras de defensa de la competencia
Documento que acompaña al Plan de Actuación: Certificado de Aprobación del Patronato, expedida por el secretario con el visto bueno del presidente, y de la relación de los patronos asistentes a la reunión.
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