Pasos para constituir una Asociación

Pasos para constituir una Asociación

¿Cómo constituyo una Asociación?, es una pregunta que nos llega frecuentemente. Vamos a intentar, esquemáticamente, describir los pasos para constituir una Asociación.

La forma jurídica de Asociación está regulada por la Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación

Cuando hablamos de Asociaciones nos referimos a agrupaciones de personas constituidas para realizar una actividad colectiva de una forma estable, organizadas democráticamente y sin ánimo de lucro. Por tanto,  las características  son las siguientes:

  • No es necesario aportación económica inicial
  • Grupo de personas
  • Objetivos y/o actividades comunes
  • Funcionamiento democrático
  • Sin ánimo de lucro. Lo que no significa que no puedan tener excedentes/beneficios, lo que sucede es que dichos excedentes deberán reinvertirse en el cumplimiento de los fines de la entidad.

PASOS PARA CONSTITUIR UNA ASOCIACIÓN

Son dos sencillos pasos

Acta Fundacional o de Constitución de una Asociación. Estatutos de la Asociación

Es el documento que recoge el acuerdo de constitución y que incluye la aprobación de los Estatutos. No es necesario formalizarse en documento público, es decir, ir al notario

Contenido mínimo del Acta de Constitución

  • Nombre y datos de las personas promotoras, las cuales deben ser mínimo de tres.
  • Expresión de la voluntad de constituir la asociación
  • Lugar y fecha de otorgamiento del acta
  • Firmas de las personas promotoras
  • Designación de las personas integrantes de los órganos provisionales de gobierno

Contenido mínimo de los Estatutos de una Asociación. Art. 7 Ley 1/2002

Forma parte del Acta de constitución y deberá estar firmado por todas las personas promotoras. No es recomendable copiar alegremente uno de los tantos modelos estándar que aparecen en internet. Hay que tener en cuenta que será el documento que por el que se regirá el funcionamiento de la entidad que han de regir el funcionamiento de la entidad y base al desarrollo del Reglamento. Sí, luego todo el mundo hace lo que le da la gana, pero si existen unos buenos estatutos, será más fácil que la base asociativa se defienda de determinados comportamientos.

  1. Denominación.
  2. Domicilio y ámbito territorial en que haya de realizar principalmente sus actividades
  3. Duración, cuando no se constituya por tiempo indefinido.
  4. Fines y actividades, descritos de forma precisa.
  5. Requisitos y modalidades de admisión, baja, sanción y separación de los asociados y, en su caso, las clases de éstos. Podrán incluir también las consecuencias del impago de las cuotas por parte de los asociados.
  6. Derechos y obligaciones de los socios y, en su caso, de cada una de sus distintas modalidades.
  7. Criterios que garanticen el funcionamiento democrático de la asociación, centrados en el reconocimiento de la Asamblea General como órgano supremo de gobierno de la entidad, integrada por los socios, que adoptará sus acuerdos por mayoría y que deberá reunirse, al menos, una vez al año.
  8. Los órganos de gobierno y representación. Los órganos de gobierno y representación deben ser, como mínimo dos: Asamblea General (y Junta Directiva. Aquí describiremos su composición, reglas y procedimientos para la elección y sustitución de sus miembros, sus atribuciones, la duración de los cargos, las causas de su cese, la forma de deliberar, adoptar y ejecutar sus acuerdos, y las personas o cargos con facultad para certificarlos; los requisitos para su válida constitución, y el número o porcentaje de sus miembros con capacidad para convocar sesiones o proponer asuntos en el orden del día. Tanto la forma de elección de los miembros de la Junta Directiva, como el funcionamiento interno de la asociación, deben ser democráticos.
    1. Otra frecuente pregunta: ¿Pueden los miembros de la Junta Directiva recibir una remuneración?. La respuesta es clara: Sí. Pueden percibir una retribución por el desempeño de funciones distintas a las del cargo de la Junta. Si en el futuro obtiene la Declaración de Utilidad Pública, las retribuciones no podrán proceder de fondos o subvenciones públicas.
  9. El régimen de administración, contabilidad y documentación, así como la fecha de cierre del ejercicio.
  10. El patrimonio inicial con el que cuenta la entidad, así como los recursos económicos de los que podrá hacer uso.
  11. Las causas de disolución y el destino del patrimonio en tal supuesto, el cual no podrá, en ningún caso, desvirtuar el carácter no lucrativo de la entidad

Inscripción en el Registro de Asociaciones

Bien, ya hemos dado el primer paso, el acta de constitución y los Estatutos. El siguiente es, dentro del plazo de un mes desde la fecha del Acta, inscribir la Asociación.

En el caso de una asociación de ámbito estatal iremos al Registro Nacional de Asociaciones. Ahí, presentaremos por duplicado el Acta+Estatutos+Solicitud o instancia dirigida a la Secretaría General Técnica del Ministerio del Interior, Registro Nacional de Asociaciones (C/ Amador de los Ríos, 7 – 28010 Madrid), formulada por al menos uno de los promotores de la asociación.

¿Cuánto tiempo tarda en responder el Registro? Seguro que antes de tres meses, porque aquí aplica el silencio administrativo positivo, es decir, si no hay respuesta expresa, se entenderá estimada la solicitud presentada.

Otros procedimientos y documentos a elaborar por parte de una Asociación:

Ya tenemos la respuesta positiva del Registro y por tanto ya existe la Asociación. Lo siguiente que podemos hacer, de cara a facilitar después el desarrollo de actividades y el cumplimiento de otras obligaciones, es  solicitar la tarjeta del C.I.F. y obtener el certificado digital.

Certificado digital

Prácticamente todos los trámites con la administración deben hacerse ya telemáticamente y, por tanto, es necesaria la firma electrónica. ¿Qué hacer? Eso lo explican muy bien en la web de la FNMT.

Brevemente recomendamos que una vez recibida la notificación del Registro, volvamos a él para pedir un certificado de composición de la Junta Directica, pues éste será un documento imprescindible para completar el proceso de obtener la firma electrónica.

¿Dónde hay que legalizar los libros de actas y socios de una Asociación?

Otra pregunta del millón. La ley marca la obligación de llevar un Libro de Actas, en el que se recojan las reuniones de los órganos de la entidad; un Libro de Socios, en el que figuren las altas y las bajas de sus miembros; una contabilidad que refleje la imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situación financiera de la asociación; y efectuar un inventario de sus bienes. Pero no hemos encontrado referencia legal que diga que haya que legalizarlos. Sí recomendaciones de llevarlo al Registro Mercantil, incluso por parte de alguna administración pública. Bueno, es algo que como no hace daño….

Consejos para elaborar el presupuesto de una entidad no lucrativa

Consejos para elaborar el presupuesto de una entidad no lucrativa

Consejos para elaborar el presupuesto de una entidad no lucrativa. Bueno, no somos tan osados. Decía Serrat: “Bienaventurados los necios que se arriesgan a prestar consejos porque serán sabios a costa de los errores ajenos”. Por tanto, solo nos atreveremos a compartir reflexiones basadas en nuestra experiencia en entidades sin fines lucrativos. Muchas sonaran a obviedades,

  • Los cálculos para elaborar un presupuesto no son conjeturas, sino valoraciones con fundamento, y eso, lamento decirlo, requiere un esfuerzo.
  • Ten en cuenta los costes de seguimiento y evaluación del Programa. Es decir, ejecutar una actividad requiere antes, durante y después de unas tareas administrativas y de gestión. Para esto nos ayudará establecer un criterio de reparto de los costes estructurales entre las diferentes áreas de actividad.
  • Pedir anualmente presupuestos a diferentes proveedores es una costumbre saludable, incluso si los habituales prestan el servicio satisfactoriamente. Es bueno conocer el mercado, aunque solo sea para valorar nuestra simpatía a ese proveedor por el cual estoy dispuesto a pagarle más de lo que ofrece la competencia.
  • Valorar las contribuciones en especie y las aportaciones de las personas voluntarias que corren con gastos sin pasárselos a la Entidad. Este tipo de aportaciones son ingresos que cubren un importante coste de la actividad y conviene tenerlos valorados. Si una persona no nos cobra por un servicio, valoremos el mismo como si realmente hubiera supuesto una “salida” de dinero que, posteriormente, “entra” de nuevo en forma de donativo. Nuestro objetivo es: conocer el coste real de nuestra actividad, y paralelamente, cómo financio dicho coste. Dicho de otra manera, qué recursos necesito para llevar a cabo mi actividad.

En el presupuesto de una entidad no lucrativa cuenta la experiencia

  • Documentar ahora es aprender de la historia en el futuro. Establecer procedimientos por escrito parece una manía de los de administración, pero también es una obligación si aspiramos a obtener normas de calidad, excelencia, etc. Y es que ciertos procedimientos que parecen meramente burocráticos, son la base del aprendizaje, eso que llaman el “Know-how”. Que una persona deje constancia escrita de lo sucedido, hará no perder a la Organización esa experiencia, de manera que quien venga, repita los aciertos y no los errores. Por tanto: Anota cómo planificas tu presupuesto, cómo calculas tus gastos, de dónde proceden las cantidades. Cuando al año siguiente los costes resulten mayores de lo esperado y retomes tus notas quizá sirva para cambiar tu criterio de valoración o, si ya no estás en la Entidad, quién ocupe tu lugar agradecerá mucho que hayas dejado pistas escritas de la base del error en la previsión.
  • Como base para el presupuesto de tesorería¸ divídelo por meses. De esta manera nos ayudará a vigilar el flujo de dinero. Si por meses te resulta laborioso, al menos trimestralmente.
Planifica tus donativos, aumenta tu deducción.

Planifica tus donativos, aumenta tu deducción.

Planifica tus donativos, aumenta tu deducción. Se puede optimizar la deducción por donativos, es decir, deducirse más por la misma cantidad donada. Es posible si existe unidad familiar y se declara individualmente. Veamos cómo. Lejos de querer hacer “ingeniería fiscal”, algo que, en la mayoría de los casos no esconde buenas intenciones.

En 2015 aparecieron dos tramos a la hora de aplicar la deducción por donativos. Aquí también hablamos de ellos cuando vimos el Modelo 182 y los porcentajes de deducción por donativos. Pues bien, la clave de todo está en el cambio por el cual los primeros 150 euros tienen una deducción del 75%. Aprovecharse de este tramo puede tener un efecto beneficioso para una pareja que presente la declaración de la renta de forma individual.

Más deducción por donativos realizados

Un argumento para el fundraising de las entidades sin fines lucrativos: Aumenta el donativo!

Las personas del fundraising, o captación de fondos, tienen un argumento más para hacer que una familia aumente su aportación a una entidad no lucrativa. La familia solidaria puede tener más beneficios fiscales. Es decir, quien es solidario tiene un argumento para convencer a quien es menos altruista.

Vemos un sencillo ejemplo. Además, ahora que estamos en plena campaña de la declaración de la renta es fácil hacer la simulación.  

Una persona dona habitualmente 300 € a una ONG y su pareja no realiza ninguna aportación. Esta persona solidaria puede animarle a rascarse el bolsillo demostrando que todas las partes saldrán beneficiadas.

En este primer cuadro vemos el coste en el supuesto de ser solo una persona quien realiza la donación

En este segundo cuadro vemos el coste en el supuesto de dividir el donativo entre las dos personas
Y en el supuesto de decidir aumentar su donativo a una entidad sin fines lucrativos acogida a la Ley 49/2002
 El tema parece claro, si entre las dos personas aumentan la aportación a la ONG o Fundación, las tres partes saldrán beneficiadas.
Contabilizar el Fondo de Inversión recibido por un legado

Contabilizar el Fondo de Inversión recibido por un legado

Contabilizar el Fondo de Inversión recibido de un legado en una entidad sin lucro tiene su peculiaridades. Podríamos preguntarnos ¿qué hace una ONG con un Fondo de Inversión?. En cambio, no es extraño que parte del legado recibido contenga este producto financiero. Veamos cómo registrarlo contablemente e imputarlo a resultado

Clasificación del Fondo de Inversión

La 20ª NRV nos dice que los Activos financieros se imputarán como ingresos del ejercicio en el que se produzca su venta,  deterioro o baja.

La 9ª NRV nos clasifica los instrumentos de patrimonio y nos dice cómo se valoran y dan de baja y, por tanto, cuando lo imputaremos a resultado.

La clasificación que realiza está basada en qué queremos hacer con el fondo de inversión:

  • Mantenidos para negociar. Entre otras variables, el PGC dice que se entiende mantenido para negociar cuando: Se origina o adquiere con el fin de venderlo a corto plazo. Por ejemplo, valores representativos de deuda, o instrumentos de patrimonio, cotizados, etc.
  • Disponibles para la venta, lo que no está mantenido para negociar.

Activos financieros mantenidos para negociar.

Parece lógico que si una persona dona a una ONG un Fondo de Inversión no es para que especule con él, sino para que su rendimiento se reinvierta en los fines o bien venderlo a corto plazo. Es decir, el objetivo es destinar su valor al cumplimiento de sus fines.

En este caso la valoración inicial será el valor razonable, es decir, el precio de mercado en ese momento.  Y aplicará el mismo criterio para posteriores valorizaciones. El  importe de la corrección valorativa será la diferencia entre su valor en contabilidad y  el valor recuperable. El importe de la corrección será un gasto o un ingreso, siempre con el límite del valor en libros.

Contabilidad del Fondo de Inversión donado a una entidad sin fines lucrativos

En este cuadro proponemos los asientos contables con los que la entidad no lucrativa registre el fondo de inversión donado y sus correspondientes sucesos arriba comentados.

 

La contabilidad en una Entidad sin fines lucrativos. Plan de Cuentas

La contabilidad en una Entidad sin fines lucrativos. Plan de Cuentas

La contabilidad en una Entidad sin fines lucrativos. Dos preguntas en la web solucionesong vuelven a tocar dos temas de los que nos gusta hablar: ¿Llevar la contabilidad en una hoja Excel es suficiente para una Asociación?, ¿Qué cuentas incluir en el Plan de Cuentas de una ONG?

¿Llevar la contabilidad en una hoja Excel es suficiente o debe realizarse mediante algún programa?

En nuestro post Obligaciones contables de una Asociación comentamos que llevar la contabilidad en una hoja de cálculo es válida.

Ahora bien, siempre que permita, tal y como dice el art. 14 de la Ley 1/2002:

“obtener la imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situación financiera de la entidad, así como las actividades realizadas”.

La clave está en el final de ese mismo artículo:

“Deberán llevar su contabilidad conforme a las normas específicas que les resulten de aplicación”.

Es decir, pueden existir otras circunstancias que lleven a la obligación de aplicar el Plan General de Contabilidad adaptando a las entidades sin fines lucrativos. Por ejemplo ser declarada de utilidad pública o estar obligada a presentar el impuesto de sociedades. Dicho ésto, siempre y cuando los recursos lo permitan, aconsejamos aplicar el PGC, puesto que la contabilidad es una herramienta de gestión importante para cualquier Entidad en su proceso de toma de decisiones.
¿Voy a crear un Plan de Cuentas para nuestra ONG, ¿Cuáles son las cuentas que lo componen?

Cuando puche29 consultoria empieza a trabajar con una entidad lo primero hacemos es analizar con el cliente su Plan de Cuentas. El Cuadro de Cuentas del PGC tienes códigos establecidos para los gastos más comunes. 621 Alquileres; 622 Mantenimiento y reparaciones; 623 Servicios profesionales……….629 Otros Servicios

Pero ¿hasta dónde me interesa desglosar? ¿Abro una cuenta para gastos de “transporte”, otra para “alojamiento” y otra para “manutención”?, ¿Desgloso los transportes en viajes internacionales y nacionales? La respuesta está dentro de la Entidad. Es decir, la pregunta que mueva el nivel de desglose de las cuentas es:

¿QUÉ INFORMACIÓN QUIERO CONTROLAR?

Es decir, ¿qué información generada por la actividad de mi Entidad necesito dominar para tomar las decisiones de gestión?

El PGC nos da libertad en su cuarta parte, al no ser obligatoria, y también nos avisa de excedernos en el desglose, por el “coste utilidad”, pero ese aviso lleva implícito que debe existir una mínima subclasificación.

Otro riesgo a la hora de elaborar el Plan de Cuentas es utilizarlo como analítica. Si tu programa contable tiene posibilidad de incluir la analítica, realiza ese desglose por ahí.

Asociación Declarada Utilidad Pública. Requisitos

Asociación Declarada Utilidad Pública. Requisitos

Asociación declarada de utilidad pública, ¿Qué es? ¿Cómo se consigue ese reconocimiento? ¿Qué ventajas e inconvenientes tiene? ¿Qué derechos y obligaciones conlleva?.

No es fácil que una Asociación sin fines lucrativos sea declarada de utilidad pública.

Añadir esta calificación da unos derechos y ventajas fiscales, además de un prestigio, entre otras cuestiones, porque también está unido a unas obligaciones de rendición de cuentas.

El proceso de solicitud parece sencillo, basta presentar en el Registro Nacional de Asociaciones la siguiente documentación:

  • Modelo de solicitud. Donde, además de los clásicos datos (identificación, descripción de la documentación que adjunta, lugar, fecha y firma del solicitante), están los motivos de solicitud.

Aquí es donde explicamos las razones y aportamos los documentos e informes que sustenten los méritos para ser declaradas de utilidad pública.

  • Memoria de actividades de los dos últimos ejercicios económicos anuales.
  • Cuentas anuales de los dos últimos ejercicios
  • Certificación de la Agencia Estatal de Administración Tributaria y Seguridad Social en la que conste que se encuentra al corriente en el cumplimiento de dichas obligaciones.
  • Copia compulsada, en su caso, del alta en el epígrafe correspondiente del Impuesto sobre Actividades Económicas.
  • Certificado del acuerdo del órgano de gobierno de la Asociación competente por el que se solicita la declaración de utilidad pública.

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Requisitos a cumplir por la Asociación

El art. 32 de la Ley Orgánica  1/2002 nos describe los requitos que deben ser cumplidos durante al menos dos años:

  1. Los fines estatutarios deben promover el interés general y ser de carácter cívico, educativo, científico, cultural, deportivo, sanitario, promoción de los valores constitucionales, promoción de los derechos humanos, de víctimas del terrorismo, asistencia social, cooperación para el desarrollo, promoción de la mujer, de promoción y protección de la familia,  protección de la infancia, de fomento de la igualdad de oportunidades y de la tolerancia, defensa del medio ambiente, de fomento de la economía social o de la investigación, promoción del voluntariado social, de defensa de consumidores y usuarios, promoción y atención a la personas en riesgo de exclusión por razones físicas, sociales, económicas o culturales, y cualesquiera otros de similar naturaleza.
  2. Actividad no restringida a beneficiar a sus asociados. Debe estar abierta a cualquier beneficiario que reúna las condiciones y caracteres exigidos por la índole de sus propios fines.
  3. Retribución de los miembros de los órganos de representación por funciones distintas a las de su cargo. Sí pueden, pero no financiadas con fondos y subvenciones públicas.
  4. Contar con medios personales y materiales adecuados y con la organización idónea para garantizar el cumplimiento de los fines estatutarios.

Si nos fijamos, entre la documentación aportada están las Cuentas Anuales y Memoria de Actividades de los dos últimos ejercicios. El análisis de estos dos documentos será esencial para valorar si cumplimos los mínimos que nos señala este art.32. No en vano, el objetivo de la contabilidad de mostrar la imagen fiel del patrimonio, situación financiera y variaciones originadas en el patrimonio neto durante el ejercicio, así como la descripción del grado de cumplimiento de las actividades de la entidad.

En definitiva..

El proceso de solicitud de declaración de utilidad pública no es un trámite administrativo donde presentar simples documentos. Estos documentos contienen información sobre los medios con los que desarrolla las actividades la Asociación y el grado de cumplimiento de sus objetivos. Y junto con la exposición de motivos, también documentada, dan coherencia a los argumentos por los cuales solicitamos a la Administración el reconocimiento de utilidad pública.

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