Hoy nos centraremos qué implica gestionar recursos económicos dentro de una entidad. Para una correcta ejecución de las actividades que desarrollamos, encaminadas a alcanzar unos objetivos previstos, debemos saber gestionar unos recursos humanos, materiales y económicos.
Control antes, durante y después de la realización de la actividad
Controlar los recursos supone conocer qué medios van a ser necesarios a la hora de desarrollar esa actividad.
También implica prever, cuánto, cuándo y cómo van a ser demandados dichos medios durante la ejecución
Para determinar QUÉ tipo de recursos necesito:
- lo primero es tener un conocimiento de los que ya disponemos, es decir, tener un inventario;
- y lo segundo es prever qué clase de gastos genera las actividades que pensamos desarrollar.
Al decir CUÁNTO, nos referimos no solo a las unidades del mismo sino a su valoración monetaria. Una persona responsable de una actividad, programa, proyecto, departamento, centro, debe saber evaluar el coste económico que conlleva realizar cada una de sus acciones.
Presupuesto de gasto
El presupuesto de gasto es la herramienta que fusiona el qué y el cuánto. Lo siguiente es tener una previsión de en qué momento, es decir, CUÁNDO voy a utilizarlos teniendo en cuenta tanto las prioridades técnicas como las económicas.
Presupuesto de tesorería
El presupuesto de tesorería consiste en la fusión del cuánto y cuándo.
Ejemplo: si quiero realizar un curso de formación en marzo, es muy probable que la inversión en material la deba realizar en febrero, para lo cual debo asegurarme contar con liquidez suficiente en ese momento. Tener en cuenta variables técnicas y económicas, me permite poder decidir, si veo que no voy a disponer de liquidez en ese momento, retrasar o adelantar cursos a lo largo del año, sin perjudicar el desarrollo del programa. También evitará que los cursos desarrollados al final de año corran el riesgo de no ejecutarse por no haber demorado otros y cuadrarlos con los momentos de entrada de fondos económicos.
A lo largo de las próximas unidades iremos desglosando estos conceptos, con el fin de desarrollar herramientas de gestión que se ajusten a la realidad de nuestra entidad. En definitiva, definiremos un proceso de control económico.