Consejos para elaborar el presupuesto de una entidad no lucrativa. Bueno, no somos tan osados. Decía Serrat: “Bienaventurados los necios que se arriesgan a prestar consejos porque serán sabios a costa de los errores ajenos”. Por tanto, solo nos atreveremos a compartir reflexiones basadas en nuestra experiencia en entidades sin fines lucrativos. Muchas sonaran a obviedades,

  • Los cálculos para elaborar un presupuesto no son conjeturas, sino valoraciones con fundamento, y eso, lamento decirlo, requiere un esfuerzo.
  • Ten en cuenta los costes de seguimiento y evaluación del Programa. Es decir, ejecutar una actividad requiere antes, durante y después de unas tareas administrativas y de gestión. Para esto nos ayudará establecer un criterio de reparto de los costes estructurales entre las diferentes áreas de actividad.
  • Pedir anualmente presupuestos a diferentes proveedores es una costumbre saludable, incluso si los habituales prestan el servicio satisfactoriamente. Es bueno conocer el mercado, aunque solo sea para valorar nuestra simpatía a ese proveedor por el cual estoy dispuesto a pagarle más de lo que ofrece la competencia.
  • Valorar las contribuciones en especie y las aportaciones de las personas voluntarias que corren con gastos sin pasárselos a la Entidad. Este tipo de aportaciones son ingresos que cubren un importante coste de la actividad y conviene tenerlos valorados. Si una persona no nos cobra por un servicio, valoremos el mismo como si realmente hubiera supuesto una “salida” de dinero que, posteriormente, “entra” de nuevo en forma de donativo. Nuestro objetivo es: conocer el coste real de nuestra actividad, y paralelamente, cómo financio dicho coste. Dicho de otra manera, qué recursos necesito para llevar a cabo mi actividad.

En el presupuesto de una entidad no lucrativa cuenta la experiencia

  • Documentar ahora es aprender de la historia en el futuro. Establecer procedimientos por escrito parece una manía de los de administración, pero también es una obligación si aspiramos a obtener normas de calidad, excelencia, etc. Y es que ciertos procedimientos que parecen meramente burocráticos, son la base del aprendizaje, eso que llaman el “Know-how”. Que una persona deje constancia escrita de lo sucedido, hará no perder a la Organización esa experiencia, de manera que quien venga, repita los aciertos y no los errores. Por tanto: Anota cómo planificas tu presupuesto, cómo calculas tus gastos, de dónde proceden las cantidades. Cuando al año siguiente los costes resulten mayores de lo esperado y retomes tus notas quizá sirva para cambiar tu criterio de valoración o, si ya no estás en la Entidad, quién ocupe tu lugar agradecerá mucho que hayas dejado pistas escritas de la base del error en la previsión.
  • Como base para el presupuesto de tesorería¸ divídelo por meses. De esta manera nos ayudará a vigilar el flujo de dinero. Si por meses te resulta laborioso, al menos trimestralmente.

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