Más que una definición sobre qué es un presupuesto y por qué es necesario realizarlo, vamos a intentar dar algunas pinceladas:

Aproximaciones

Una primera pincelada sería que el presupuesto es una herramienta de planificación y control, que refleja de manera cifrada, conjunta y sistemática unas previsiones. Es decir, nos estamos refiriendo a los criterios y categorías de ordenación de la información que establecimos en su momento y que, ahora, facilitaran el tratamiento de los datos.

Una segunda pincelada define el presupuesto como la forma de presentar una descripción y cuantificación de los objetivos a cumplir en un periodo de tiempo concreto (ejercicio, año, curso) con el desarrollo de una serie de actividades.

Es posible que estemos acostumbrados a la descripción de actividades, pero nos cueste cuantificarlas. Todavía existe esa división de tareas: una parte redacta la actividad y otra ponen los números. Pues bien, una planificación no es completa si no se aborda de manera conjunta, es decir, si no se cuantifican los gastos que conlleva realizar las actividades previstas, y por tanto, por diferencia entre la valoración de los recursos disponibles, tener una previsión de los ingresos necesarios.

Y aquí está la tercera pincelada: un presupuesto es una estimación realizada antes de empezar, pero consultada y comprobada regularmente durante la ejecución. Es decir, la estimación, el presupuesto, no es inamovible. Hay una parte clave del presupuesto, su liquidación, que será el momento donde comprobamos el nivel de cumplimiento de las previsiones, analizamos las desviaciones producidas y tomaremos o no decisiones para corregirlas en el futuro.

Conclusión

En definitiva, el presupuesto no es un requerimiento administrativo y financiero, o un capricho de quien nos concede la subvención. Es un buen ejercicio que permite examinar lo que realmente es necesario para poner en práctica las actividades con las que buscamos cumplir unos objetivos. 

¿Podríamos haber gastado menos y haber conseguido los mismos objetivos?

Plantearse esta cuestión lleva implícita la inquietud propia de una persona con responsabilidad en la gestión. Porque no es lo mismo quien se apunta a un curso de natación, que sólo debe asegurarse de llevar un gorro, chanclas y bañador; que la persona profesional que le enseña a nadar, que debe cuidar de que estén disponibles las calles de la piscina, los flotadores y demás artilugios necesarios para los “juegos didácticos”; Es decir, existe un reparto de responsabilidades con el objetivo de no dedicar más recursos que los imprescindibles para ejecutar correctamente la actividad.