Las dificultades al elaborar un presupuesto como procedimiento de control de la información económica, debemos tener claras son las respuestas a tres preguntas:

¿Qué información quiero controlar?

¿Cuál necesitaré para tomar decisiones?

¿Cómo quiero tener esa información?

Presupuesto de gastos

Parece lógico que antes de ejecutar una acción intentemos prever y calcular qué tipo de gastos van a producirse y reflejarlo en un Presupuesto de Gastos. Pues por una extraña inercia en el Sector, la estructura y formato de los presupuestos venían influenciadas por los financiadores.

Sí, era común en algunas organizaciones que, al hablar del Presupuesto de un Programa, hicieran referencia al Presupuesto de la subvención que lo financiaba. Del mismo modo que la forma de la planificación, ejecución y evaluación final. Es decir, hemos adoptado sus “moldes” para colocar nuestra “masa”, pero, cuando iniciamos nuestra andadura como colectivo: ¿queríamos elaborar bizcochos o magdalenas?

Dificultades al elaborar un presupuesto

En líneas generales, este “comportamiento” se debe, entre otras razones, a una falta de cultura organizativa, de gestión y administración y, por tanto, a una inexistencia de procedimientos, a ser posible escritos. Esto unido a la alta rotación laboral existente en este tipo de Entidades, nos conduce a que la persona que ocupa en ese momento el puesto no haya sido quién inicialmente elaboró los primeros presupuestos presentados a esa subvención, ni existan documentos internos que recogieran el know-how acumulado a lo largo de este tiempo.

Lo que queremos resaltar es que cuando nos planteamos cómo elaborar un proceso de control económico es posible que el primer inconveniente sea la falta de procedimientos de tipo organizativo o, el peor de los casos, una estructura organizativa definida, con lo cual sería como empezar la casa por el tejado. Pero vamos a obviar este “escalón” y centrarnos en la parte meramente económica.

No estamos hablando de grandes teorías de Universidades, quizá sea suficiente con recrear ese momento en el que un grupo de personas se juntan para compartir el deseo de realizar una actividad que conduzca a lograr un objetivo.

Observar cómo se organizan para poner en marcha las actividades con las que alcanzarlo;

Cómo valoran cuánto cuesta iniciar el trabajo, qué recursos disponen y cuáles necesitan; y cómo se rompen la cabeza para ver cómo pueden cubrir esa diferencia.

El proceso de elaboración de unos primeros presupuestos para realizar una actividad, va en paralelo a la definición y establecimiento de los medios de registro y archivo de la información económica que se desprenderá de la ejecución de la actividad.

En conclusión

Por tanto, qué os parece si nos detenemos a revisar, con ojos nuevos, nuestra vieja y conocida actividad, y preguntarnos: ¿Qué objetivos quiero conseguir? ¿Qué información queremos controlar?, ¿Qué información necesitamos tener para tomar decisiones dentro de nuestro ámbito de responsabilidad?