¿Por qué es necesario y obligatorio una contabilidad en el tercer sector?

Cuando decimos Contabilidad nos referimos a un sistema de recogida y tratamiento de la información generada por la actividad de la Entidad. Vimos que la complejidad de este sistema está en función de la forma jurídica y de si desarrolla actividades mercantiles. Es decir, de la necesidad/obligación de ofrecer información a terceros, de rendir cuentas.

Vemos algunos conceptos contables y su relación con términos más coloquiales:

Libro Diario, registro donde anotamos cronológicamente los hechos económicos. Cada apunte lo llamamos asiento. En un asiento podemos informar de varias variables. En este cuadro, de una aplicación contable, vemos las columnas de un asiento. No difieren mucho del registro de las facturas que imputamos a un financiador, ¿verdad?

La columna Subcuenta o Cuenta contable, hace referencia al plan de cuentas/códigos propuestos por el Plan General de Contabilidad para clasificar los hechos económicos. Por ejemplo: la (621) nos dice que es un Gasto (6) un Servicio exterior (2) y un Arrendamiento (1). Al poder utilizar más dígitos podríamos seguir desglosando la información. Por ejemplo 621001, para decir que es alquiler del Aula A. Es decir, puedo personalizar a mis necesidades la manera de registrar y ordenar la información de forma que me sea más útil para tomar decisiones. 

Libro Mayor: Contiene los movimientos, ordenados cronológicamente, que ha tenido una cuenta. Si es gasto nos informa de cuándo mi actividad genera más coste.

La columna “Dpt.Proyecto” y “Segmento” (términos utilizados por esta aplicación) hace referencia a ejes analíticos. Es decir, además de indicar la clase de gasto/ingreso puedo informar su destino u origen. Por ejemplo: El alquiler del Aula A (621001) del Departamento de Formación del Proyecto Informatizando (FOR.INFORM) que está imputado a la subvención del IRPF. 

Echad un vistazo a la lectura adicional, el contenido de una Nota de la Memoria económica. ¡Qué parecido a los informes que presentamos a algunas subvenciones! Lógico: estamos hablando siempre de gestionar materiales, personas y dinero de la mejor manera posible para conseguir mis objetivos desarrollando una serie de actividades.

Bien, parece que en esta unidad no hay que insistir más en la necesidad y obligación de llevar una contabilidad o control económico de nuestra actividad. Otra cuestión es que la entidad tenga los medios para realizarla. Contratar a una persona cualificada y pagar el mantenimiento de un programa contable no siempre es posible, en cuyo caso, conviene externalizar este trabajo.

Externalizar este trabajo, inevitablemente, hará que perdamos eficacia. No puede equipararse el servicio de una Asesoría con el de una Dirección Financiera contratada por horas. El argumento de venta suena bien, pero faltan piezas para terminar de construir este puente entre la Entidad y su Asesoría. Piezas como qué necesidades tengo, la formación y el conocimiento mutuo de ambas orillas

Me explico: 

Por un lado se sigue viendo la contabilidad como una obligación legal y no como fuente de información. Con la Gestoría externalizamos las tareas administrativas necesarias para, cumpliendo con la ley, tener un primer informe económico-financiero, es decir, una Contabilidad. No saber interpretar/leer esas Cuentas Anuales, es como comprar el Quijote y no leerlo.  Por eso los responsables de la gestión deben hacer el esfuerzo de formarse en materia de gestión económica.

La contabilidad tiene una parte burocrática y mecánica, pero tras esa recogida de datos, está la función de analizar la información. Por eso, se externalice o no, quien recibe esos informes, digamos Dirección General, debe saber interpretarlos mínimamente.

Por otro lado tenemos a una Gestoría/Asesoría que se queda en atender la obligación sin hacer el esfuerzo de satisfacer la necesidad. Hemos visto que la flexibilidad del Plan de Cuentas permite adaptarlo a la realidad particular de la Entidad.  Para ello es imprescindible tener experiencia en el Sector