La contabilidad en una Entidad sin fines lucrativos. Dos preguntas en la web solucionesong vuelven a tocar dos temas de los que nos gusta hablar: ¿Llevar la contabilidad en una hoja Excel es suficiente para una Asociación?, ¿Qué cuentas incluir en el Plan de Cuentas de una ONG?
¿Llevar la contabilidad en una hoja Excel es suficiente o debe realizarse mediante algún programa?
En nuestro post Obligaciones contables de una Asociación comentamos que llevar la contabilidad en una hoja de cálculo es válida.
Ahora bien, siempre que permita, tal y como dice el art. 14 de la Ley 1/2002:
“obtener la imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situación financiera de la entidad, así como las actividades realizadas”.
La clave está en el final de ese mismo artículo:
“Deberán llevar su contabilidad conforme a las normas específicas que les resulten de aplicación”.
Es decir, pueden existir otras circunstancias que lleven a la obligación de aplicar el Plan General de Contabilidad adaptando a las entidades sin fines lucrativos. Por ejemplo ser declarada de utilidad pública o estar obligada a presentar el impuesto de sociedades. Dicho ésto, siempre y cuando los recursos lo permitan, aconsejamos aplicar el PGC, puesto que la contabilidad es una herramienta de gestión importante para cualquier Entidad en su proceso de toma de decisiones.
¿Voy a crear un Plan de Cuentas para nuestra ONG, ¿Cuáles son las cuentas que lo componen?
Cuando puche29 consultoria empieza a trabajar con una entidad lo primero hacemos es analizar con el cliente su Plan de Cuentas. El Cuadro de Cuentas del PGC tienes códigos establecidos para los gastos más comunes. 621 Alquileres; 622 Mantenimiento y reparaciones; 623 Servicios profesionales……….629 Otros Servicios
Pero ¿hasta dónde me interesa desglosar? ¿Abro una cuenta para gastos de “transporte”, otra para “alojamiento” y otra para “manutención”?, ¿Desgloso los transportes en viajes internacionales y nacionales? La respuesta está dentro de la Entidad. Es decir, la pregunta que mueva el nivel de desglose de las cuentas es:
¿QUÉ INFORMACIÓN QUIERO CONTROLAR?
Es decir, ¿qué información generada por la actividad de mi Entidad necesito dominar para tomar las decisiones de gestión?
El PGC nos da libertad en su cuarta parte, al no ser obligatoria, y también nos avisa de excedernos en el desglose, por el “coste utilidad”, pero ese aviso lleva implícito que debe existir una mínima subclasificación.
Otro riesgo a la hora de elaborar el Plan de Cuentas es utilizarlo como analítica. Si tu programa contable tiene posibilidad de incluir la analítica, realiza ese desglose por ahí.